Ștergerea datelor fostului angajat: limite și retenție

Pe scurt: Dreptul la ștergere nu obligă angajatorul să elimine automat întregul dosar al fostului salariat. Datele necesare unor obligații legale sau altor excepții aplicabile pot fi păstrate, dar un refuz general și nemotivat nu este o soluție corectă.

Analizează fiecare scop și categorie de documente

Cererea se înregistrează, iar identitatea se verifică proporțional dacă există îndoieli rezonabile. Organizația identifică datele, locurile în care se află și motivele păstrării. Unele prelucrări pot înceta, în timp ce altele rămân necesare. Răspunsul trebuie să distingă aceste situații și să arate ce măsuri au fost efectiv luate.

Când poate exista o excepție de la ștergere

Art. 17 alin. (3) GDPR prevede excepții, inclusiv respectarea unei obligații legale și constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță. Invocarea lor trebuie legată de datele și necesitatea concretă a păstrării. Posibilitatea abstractă a unui litigiu nu justifică, fără analiză, reținerea nediferențiată și nelimitată a tuturor informațiilor.

Termenele de arhivare nu se reduc la o singură cifră

Pentru anumite documente contabile, inclusiv statele de salarii, art. 25 din Legea contabilității, modificat prin Legea nr. 36/2023, prevede cinci ani calculați de la 1 iulie a anului următor exercițiului financiar în care au fost întocmite. Acest termen nu trebuie transformat într-o regulă universală pentru fiecare document HR. Se verifică regimul documentului, normele speciale și regulile arhivistice aplicabile.

În răspunsul către persoană, clarificați:

ce date au fost șterse sau pentru ce prelucrări s-a oprit utilizarea;
ce categorii rămân păstrate și care este motivul;
durata sau criteriile de stabilire a păstrării;
limitele de acces la arhivă;
drepturile și căile de contestare disponibile în cazul refuzului.

Respectă termenul de răspuns și aplică măsurile

Regula generală este răspunsul fără întârzieri nejustificate, în cel mult o lună de la primirea cererii. Prelungirea cu cel mult două luni suplimentare este posibilă în condițiile GDPR, cu informarea și motivarea în prima lună. Un răspuns care confirmă ștergerea trebuie susținut de operațiunile reale, inclusiv de coordonarea necesară cu destinatarii.

Întrebări frecvente

Dacă păstrăm legal datele, le putem folosi în continuare pentru orice scop?

Nu. Păstrarea pentru o obligație legală nu autorizează utilizări incompatibile sau acces intern nelimitat.

Când poate fi util sprijinul specializat

Red Moonlight Experts oferă consultanță GDPR și sprijin pentru documentația de protecție a datelor, în funcție de activitatea și nevoile organizației. Putem analiza coerența documentelor, responsabilitățile și pașii de lucru; deciziile și implementarea rămân la organizație.

Articole conexe

Pentru aprofundarea temelor conexe, puteți consulta:

Surse oficiale și repere legislative

Pentru verificarea regulilor și a condițiilor aplicabile, consultați:

Verificare editorială și legislativă: 27 octombrie 2026. Informațiile au caracter general și trebuie raportate la activitatea, documentele și reglementările aplicabile organizației.

Un fost angajat cere ștergerea datelor: ce ștergi și ce trebuie păstrat