Procesul-verbal intermediar este unul dintre documentele care ajută comisia de evaluare să păstreze trasabilitatea etapelor parcurse. El nu ar trebui privit ca o formalitate, ci ca un instrument prin care se consemnează verificările, neclaritățile și concluziile intermediare.

În procedurile complexe, evaluarea se poate întinde pe mai multe etape: verificarea documentelor de calificare, analiza propunerii tehnice, analiza propunerii financiare, solicitări de clarificări și compararea ofertelor. Fără documente intermediare clare, parcursul deciziei devine greu de urmărit.

Ce rol are documentul

Procesul-verbal intermediar poate arăta ce a verificat comisia, ce aspecte au fost considerate neclare și ce pași urmează. El se leagă direct de organizarea comisiei de evaluare și de documentele care vor susține raportul final al procedurii.

Un document intermediar bine formulat nu trebuie să fie încărcat inutil, dar trebuie să fie suficient de clar pentru a explica etapa procedurală la care se referă.

Ce informații trebuie consemnate

În funcție de momentul evaluării, pot fi utile următoarele informații:

• ofertanții analizați și documentele verificate;
• cerințele la care s-a raportat evaluarea;
• neclaritățile identificate și solicitările de clarificări propuse;
• răspunsurile primite și modul în care au fost analizate;
• concluziile intermediare ale comisiei;
• membrii participanți și eventualele opinii separate, dacă există.

De ce contează coerența

Procesele-verbale intermediare trebuie să fie coerente cu solicitările transmise prin SEAP, cu răspunsurile ofertanților și cu raportul procedurii. Dacă aceste documente spun lucruri diferite, apar riscuri în cazul verificărilor ulterioare sau al unei contestații.

Formulare și repere ANAP

Pentru structurarea documentelor, pot fi utile modelele și formularele standard publicate de ANAP, inclusiv cele aprobate prin Ordinul ANAP nr. 1170/2021 privind procesele-verbale intermediare de evaluare. Pentru sprijin în organizarea dosarului procedurii, puteți consulta pagina noastră de consultanță pentru autorități contractante.

Repere legislative utile

Tema trebuie analizată în raport cu legislația aplicabilă la data inițierii procedurii, în special Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice, HG 395/2016 privind normele de aplicare ale Legii 98/2016 și ghidurile publicate prin platformele oficiale administrate de ANAP. În funcție de obiectul achiziției și de regimul juridic aplicabil, pot fi relevante și alte acte normative sau instrucțiuni.